Les uit Fyra enquete: focus op samenwerking

admin Blogs

Dit artikel is op 27 november 2015 gepubliceerd op cobouw.nl.

Het rapport van de parlementaire enquêtecommissie over de Fyra is helder over de problematiek die leidde tot de vele debacles in het dossier. Over de wijze van aanbesteden en de contractbeheersing had de commissie zich duidelijker uit kunnen spreken, vindt Tufail Ghauharali.

Plato zei het al (geparafraseerd): ‘goede mensen hebben niks aan een contract, want zij vertrouwen elkaar. Slechte mensen hebben ook niks aan een contract, want zij zoeken alleen maar naar de gaten’. Aan een contract heb je feitelijk niets, het draait om het vertrouwen in elkaar gezamenlijk het doel van het contract te halen.
 
In het Fyra-dossier zijn talloze contracten gesloten: voor aanleg en beheer van de infrastructuur, voor het leveren van de treinen, de rechten op binnenlands vervoer over de HSL, de rechten op internationaal vervoer, het
contract tussen de Nederlandse en de Belgische staat et cetera. Met elk van die contracten waren er in een vroeg stadium al problemen en later ook bij de naleving.
 
Toch doet de commissie slechts drie aanbevelingen:

  1. wees alert als slechts één inschrijver zich meldt,
  2. wees ervan bewust dat het uitsluitend elders beleggen van de verantwoordelijkheid voor risico’s de kans dat die risico’s daadwerkelijk optreden niet kleiner maakt en
    1. zorg voor deugdelijk uitvoeren van het contract met eventueel juridisch instrumentarium. Als dit niet werkt: beëindig het contract.

      Je zou verwachten dat de aanbevelingen erop gericht zouden zijn hoe herhaling te voorkomen, namelijk door de focus te leggen op samenwerking met als laatste
      redmiddel het juridisch instrumentarium.
       
      Beleg meteen na gunning een vergadering om met alle belanghebbenden de ins en outs van het contract te bespreken. Betrek ook beheerders of onderhoudsorganisaties erbij, zoals in dit geval Nedtrain. Zij zijn degenen die
      met de gebakken peren zitten wanneer het geleverde niet aan de verwachtingen voldoet als de projectorganisatie opgeheven is. Wees niet bang, zoals we over de NS lezen, dat de opdrachtnemer onder zijn verantwoordelijkheden uitkomt. Dit is namelijk in het contract vastgelegd. Denk hierbij aan het principe van shared vision (verwachtingen bespreken), shared risk, shared reward.
       
      Cultuurverschillen
      Kernwoorden tijdens de bespreking zijn: samenwerken, intrinsieke motivatie, projectbelang in plaats van individueel of organisatiebelang, geen tactische of politieke agenda’s en bespreek cultuurverschillen tussen de
      organisaties. Dit schept vertrouwen en ruimte om tijdig te escaleren op basis van kritieke competenties (overzicht houden en durven doen) en kritieke kennis (proces naar het tijdig behalen van de projectdoelen). Denk samen met de leverancier en de certificeerder na over goedkeuringscriteria, geef de leverancier voldoende oplossingsruimte, zodat hij zich verantwoordelijk voelt voor de inhoud in plaats van alleen maakt wat door een ander is bedacht.
       
      De Nederlandse Spoorwegen hebben zich op hun primaire processen gericht (reizigersvervoer) en wilden het contract met AnsaldoBreda het liefst als turnkey zien. Daar horen het bouwen, het ontwerpen of het begeleiden niet in thuis. In het uiteindelijke contract voor het rollend materieel zijn 1750 eisen en wensen opgenomen, dit maakt de uitvoering van het contract ontzettend complex. Bij unieke projecten in de publieke ruimte is contractmanagement een randvoorwaarde voor succes: waar gaat het contract over, wie doet wat, hoe weten we of het contract werkt en wat doen we als er iets misgaat?

      Doelmatigheid
      Doe aan scope control, maar beoordeel wijzigingen niet alleen op rechtmatigheid (contract is contract), maar ook op doelmatigheid (wordt het publieke belang beter gediend). AnsaldoBreda is bijvoorbeeld niet aansprakelijk voor een vertraging die het gevolg is van nieuwe regelgeving. De NS is hier ook niet aansprakelijk voor. Dit hoort bij het dynamisch karakter van een langjarig project in de publieke sector. Hiervoor moeten risicoreserveringen worden opgenomen, die nauwkeurig afgestemd zijn met de belanghebbenden.

      Het doel van een parlementaire enquête is niet alleen de onderste steen boven krijgen, maar ook zorgen dat er geen herhaling plaatsvindt. In een land waarin de geschetste Fyra-problematiek in onder andere de bouwsector aan de orde van de dag is, is het geen overbodige luxe om bewustwording te creëren ten aanzien van adequate marktbenadering en contractbeheersing en het bewezen effect hiervan op het projectresultaat.